Teretane rijetko izgube novac na velikoj pogrešci. Gube ga po jednom članu: članarina istekne, nitko ne primijeti, član se ne vrati. Nigdje se ne pojavi kao gubitak jer nigdje nije bilo zapisano da je taj čovjek trebao produljiti — a to je razlika između kluba koji raste i kluba koji svaki mjesec puni istu rupu novim upisima.
Vođenje članarina zato nije administrativni posao nego jedini proces u klubu koji izravno drži prihod. Ovo je tijek rada koji radi neovisno o tome vodite li ga u programu ili na papiru — s tim da na papiru puca oko sto i pedesetog člana.
1. Postavite pakete koje stvarno prodajete
Prva pogreška je popis paketa preslikan iz nekog programa ili od konkurencije. Paketi moraju odgovarati onome što ljudi kod vas kupuju, jer svaki paket koji postoji a nitko ga ne kupuje je jedan redak više u kojem se griješi.
Za svaki paket moraju biti jasne četiri stvari:
- Trajanje. Mjesec, tri mjeseca, godina ili broj dolazaka — i računa li se od dana kupnje ili od prvog u mjesecu.
- Cijena. Uključujući postoji li popust za dulje razdoblje i je li on zaista isplativ ili samo izgleda dobro.
- Ograničenja. Vrijedi li paket cijeli dan ili samo do 16 h, jedan objekt ili sve lokacije.
- Kome je namijenjen. Student, senior, obiteljski — jer o tome ovisi tražite li dokaz i koji.
Praktično pravilo: ako paket ne možete objasniti u jednoj rečenici na recepciji, prodavat će se pogrešno. Pet jasnih paketa vodi se bolje od dvanaest koje nitko ne pamti.
2. Evidentirajte uplatu, ne samo članarinu
Članarina i uplata nisu isto i miješanje tih dvaju pojmova je izvor gotovo svakog spora s članom. Članarina je pravo na korištenje u nekom razdoblju. Uplata je novac koji je stvarno došao, na neki datum, nekim putem.
Kad se vode odvojeno, moguće je odgovoriti na pitanja koja se prije ili kasnije pojave: članarina traje do 15. ožujka, plaćena je 2. veljače, gotovinom, iznosom koji je bio niži jer je iskorišten popust. Kad se vode kao jedan redak u bilježnici, na svako od tih pitanja odgovara se sjećanjem.
Što bilježiti kod svake uplate
- Član i paket na koji se uplata odnosi
- Iznos i datum uplate
- Razdoblje koje uplata pokriva
- Tko je uplatu evidentirao — bitno kad je na recepciji više ljudi
3. Napravite od isteka tjedni zadatak
Ovo je dio koji većina klubova preskoči, i jedini koji stvarno vraća novac. Popis članova kojima članarina istječe u sljedećih sedam do deset dana nije izvještaj — to je popis poziva za nekoga na recepciji.
Nazvati člana dva dana prije isteka i nazvati ga mjesec dana poslije dvije su različite radnje. Prva je usluga, druga je prodaja hladnom kontaktu koji se već navikao ne dolaziti. Zato status članarine mora imati tri stanja, a ne dva:
| Status | Što znači | Radnja |
|---|---|---|
| Aktivno | Članarina traje | Ništa |
| Uskoro istječe | Istječe u sljedećih 7–10 dana | Javiti se članu, ponuditi produljenje |
| Isteklo | Rok je prošao | Jedan poziv, pa u popis za ponovni kontakt |
Tko obavlja te pozive treba biti određena osoba i određeni dan. „Netko će” znači nitko, a popis koji nitko ne otvara jednako je koristan kao popis koji ne postoji.
4. Pratite člana koji je prestao dolaziti dok članarina još traje
Član kojem članarina istječe za tri dana i koji zadnjih pet tjedana nije bio u teretani već je odlučio ne produljiti — samo to još nije rekao. Taj se član ne zadržava pozivom na dan isteka nego tri tjedna prije, kad je odsutnost još neobična a ne navika.
Za to je potrebna evidencija dolazaka, ne samo evidencija članarina. Datum zadnjeg posjeta je najjeftiniji rani znak odustajanja koji klub može imati, i vidi se na kartici člana bez ikakve analitike.
5. Prestanite ovisiti o jednoj glavi
Najranjivija verzija vođenja članarina nije Excel — to je jedna osoba koja sve zna. Dok je ona tu, sustav radi bolje od bilo kojeg programa. Kad ode na godišnji, klub sedam dana ne zna tko duguje.
Provjera je jednostavna: može li osoba koja danas prvi dan radi na recepciji, bez da koga pita, vidjeti je li član pred njom podmiren i do kojeg datuma? Ako ne može, članarine se ne vode u sustavu, nego u nečijem pamćenju.
Kad tablica prestane biti dovoljna
Granica nije broj članova nego broj ljudi koji upisuju podatke i brzina odgovora na pitanje „tko duguje”. Detaljnija usporedba je u tekstu o Excelu i softveru za teretane, a cijena i modeli naplate u tekstu o cijeni softvera.
Sažetak
- Manje paketa, jasno definiranih, vodi se bolje od dugog cjenika.
- Uplata i članarina su dva zapisa, ne jedan.
- Popis „uskoro istječe” je tjedni zadatak s imenom i danom, ne izvještaj.
- Zadnji posjet otkriva odustajanje prije nego što se vidi na članarini.
- Ako recepcija ne može sama odgovoriti tko duguje, sustava nema.
U Klubori su paketi članarina vaši, status isteka je vidljiv na popisu članova, a uplate se evidentiraju po članu i razdoblju. Osnovni paket je 60 € mjesečno bez obzira na broj članova, prva tri mjeseca besplatno. Cijeli kontekst odabira softvera je u vodiču za odabir aplikacije za vođenje teretane.