Klub koji se otvara ima jednu prednost koju postojeći nema: ništa ne mora preseliti. Sve odluke o tome kako će se voditi članstvo, naplata i evidencija najlakše je donijeti prije prvog člana — poslije svaka od njih znači prepisivanje podataka i ponovno privikavanje osoblja.
Ovo je redoslijed po kojem se te odluke obično donose, s naglaskom na one koje se kasnije skupo mijenjaju. Zakonski dio je namjerno postavljen kao popis pitanja koja treba provjeriti, a ne kao savjet — jer o odgovorima ovisi porezni status cijelog posla.
1. Oblik poslovanja
Prva odluka nije oprema nego u kojem obliku poslujete, jer iz njega slijedi gotovo sve ostalo: kako se plaćaju doprinosi, kako se izdaje račun, tko odgovara za obveze i kakvo knjigovodstvo trebate.
- Obrt — najjednostavniji za pokretanje, ali vlasnik odgovara osobno.
- j.d.o.o. ili d.o.o. — odvojena pravna osoba i ograničena odgovornost, uz više administracije.
- Udruga — smislena za sportski klub s članstvom i neprofitnim ciljem, ali s drugačijim pravilima o tome što smijete naplaćivati i kako.
Pitanja za knjigovođu prije registracije: koji je oblik najpovoljniji za projicirani prihod, ulazite li odmah u sustav PDV-a, koje djelatnosti treba upisati (osim vođenja teretane često i prodaju napitaka i opreme), i kakve obveze fiskalizacije iz toga proizlaze.
Ako planirate prodavati napitke, suplemente ili opremu, recite to knjigovođi na prvom sastanku. To je zasebna djelatnost s vlastitim obvezama i najčešći je izvor iznenađenja nekoliko mjeseci nakon otvaranja. Obveze oko izdavanja računa i eRačuna opisane su u tekstu o fiskalizaciji.
2. Prostor
Prostor određuje gornju granicu prihoda i mijenja se najteže od svega, pa je vrijedan najviše razmišljanja. Osim kvadrature i najma, provjerite:
- Namjenu prostora i je li za vašu djelatnost potrebna promjena ili dozvola
- Uvjete koje prostor mora zadovoljiti — ventilacija, sanitarni čvor, garderobe, izlazi
- Nosivost podova i visinu stropa, ako planirate slobodne utege ili dizanje
- Parkiranje i vidljivost s ulice — kod teretana to je stvarni kanal dolaska članova
- Zvučnu izolaciju prema susjedima, ako ste u stambenoj zgradi
Uvjete za prostor i eventualne dozvole provjerite kod nadležnog ureda i sanitarne inspekcije prije potpisa najma, ne poslije. Preinaka prostora koji ne zadovoljava uvjete je trošak koji ruši većinu početnih izračuna.
3. Oprema
Najčešća pogreška pri prvoj nabavi je previše strojeva i premalo slobodnog prostora. Druga je kupovina cijelog asortimana odjednom, umjesto da se dio nabavi kad se vidi što članovi stvarno koriste.
- Osnovni set za snagu i kardio, pa dopuna nakon prvih nekoliko mjeseci
- Rabljena oprema od provjerenog dobavljača, uz jamstvo i servis
- Servisni ugovor i dostupnost dijelova — stroj koji stoji mjesec dana je otkazana članarina
- Recepcija: računalo ili tablet i način naplate, prije nego dođe prvi član
4. Osoblje i kvalifikacije
Provjerite koje kvalifikacije zakon i strukovna pravila zahtijevaju za voditelja programa i trenere, i koja je odgovornost kluba ako član vježba bez nadzora. Uz to je stvar organizacije, ne prava:
- Tko radi u kojim smjenama i tko zaključava objekt
- Što recepcija smije vidjeti i mijenjati — financije kluba obično ne
- Kako se prenosi informacija između smjena, ako ne osobno
Zadnje dvije točke rješavaju se odvojenim korisničkim računom po zaposleniku od prvog dana. Jedna dijeljena lozinka na recepciji je navika koju je kasnije neugodno mijenjati, a znači da se ne može utvrditi tko je što upisao.
5. Cjenik članarina
Cjenik postavite prije otvaranja i držite ga kratkim. Pet jasnih paketa prodaje se bolje od dvanaest, a i vodi se bolje. Za svaki paket odredite trajanje, cijenu, ograničenja i kome je namijenjen.
Popuste za dulja razdoblja izračunajte, ne procijenite: godišnja članarina s velikim popustom donosi novac odmah, ali smanjuje prosječni mjesečni prihod i otežava povećanje cijene sljedeće godine. Detaljnije o postavljanju paketa i praćenju uplata piše u tekstu o vođenju članarina.
6. Kako ćete voditi članstvo
Ovo je odluka koju gotovo svi odgode, i jedina na ovom popisu koja je poslije skupa bez ikakve potrebe. Prvih pedeset članova upiše se u bilježnicu ili tablicu jer tako je najbrže, a onda se taj popis prepisuje kad klub naraste — obično usred sezone i s pogreškama.
Prije otvaranja treba biti jasno:
- Gdje se upisuje član i što se o njemu bilježi
- Gdje se vidi do kada mu članarina traje
- Kako se evidentira uplata i kako se izdaje račun
- Gdje se vidi prihod za prošli mjesec, bez zbrajanja
- Tko ima pristup čemu
Postavljanje sustava prije prvog člana traje jedan dan. Prelazak nakon dvjesto članova traje tjedan i nosi pogreške koje se otkrivaju mjesecima. Kriteriji za odabir programa su u vodiču za odabir aplikacije za vođenje teretane, a usporedba s tablicom u tekstu o Excelu i softveru.
7. Prvih devedeset dana
Otvaranje nije trenutak nego kvartal. Tri stvari koje u tom razdoblju vrijedi mjeriti od prvog dana, jer se retroaktivno ne mogu rekonstruirati:
- Odakle članovi dolaze. Pitajte i zapišite. To je jedini podatak koji govori u koji marketing ima smisla ulagati.
- Koliko ih se vraća. Evidencija dolazaka pokazuje odustajanje prije nego što se vidi na članarini — vidi tekst o evidenciji članova i dolazaka.
- Koji se paket prodaje. Nakon tri mjeseca cjenik se prvi put ispravlja na temelju podataka, a ne pretpostavke.
Sažetak
- Oblik poslovanja i prostor su odluke koje se najteže mijenjaju — provjerite ih s knjigovođom i nadležnim uredom prije potpisa.
- Opremu kupujte u dva koraka, ne odjednom.
- Svakom zaposleniku vlastiti račun od prvog dana.
- Kratak cjenik, izračunani popusti.
- Način vođenja članstva postavite prije prvog člana, ne nakon dvjestotog.
Ovaj tekst je informativan i nije pravni, porezni ni računovodstveni savjet. Uvjeti za prostor, potrebne dozvole, kvalifikacije osoblja i porezne obveze ovise o vašoj situaciji i mijenjaju se — provjerite ih s knjigovođom i nadležnim uredom prije nego što donesete odluku.