Većina softvera za teretane na papiru radi isto: članovi, članarine, termini, izvještaji. Razlika se pokaže tek u radu, i to obično oko sitnica koje se pri odabiru nisu činile bitnima. Ovaj popis je posložen tako da ta pitanja postavite prije, a ne poslije.
1. Krenite od onoga što radite svaki dan
Napišite pet radnji koje recepcija radi najčešće. Kod većine teretana to je: upis novog člana, produljenje članarine, provjera je li član aktivan, naplata pića ili opreme, i pregled tko danas dolazi na grupni trening.
Na demou tražite da vi odradite tih pet radnji, a ne da vam ih netko pokaže. Softver koji za produljenje članarine traži sedam klikova bit će napušten bez obzira na to koliko dobro izgleda u prezentaciji.
2. Provjerite prava pristupa
- Može li svaki zaposlenik imati vlastiti račun?
- Vidi li recepcija financije kluba?
- Vidi li se tko je unio ili promijenio podatak?
- Što se događa kad zaposlenik ode — može li mu se pristup ukloniti?
Zajednička lozinka za cijelu recepciju je najčešće rješenje u praksi i najgore moguće. Bez odvojenih računa nemate ni odgovornost ni trag promjena, a i evidencija članova postaje problematična s aspekta zaštite podataka.
3. Pitajte o prijenosu postojećih podataka
- Radi li uvoz postojećeg popisa ponuđač ili vi?
- Naplaćuje li se?
- Prenosi li se samo trenutno stanje ili i povijest članarina?
- Koliko traje?
Povijest je važnija nego što se čini: bez nje godinu dana ne možete usporediti sezonu s prošlom sezonom.
4. Provjerite izlaz prije ulaza
Najvažnije pitanje cijelog popisa: mogu li svoje podatke izvesti i u kojem obliku? Ako je odgovor nejasan, cijena promjene ponuđača kasnije nije mjesečna pretplata — nego cijelo vaše članstvo.
5. Razumite model naplate, ne samo iznos
Cijena po članu, po korisniku, po modulu i fiksna cijena vode do vrlo različitih računa na kraju godine. Razrađeno u tekstu koliko košta softver za teretanu, ali minimum je znati što se događa kad udvostručite broj članova.
6. Podrška i jezik
- Na kojem jeziku je sučelje, a na kojem podrška?
- Kome se javljate kad nešto ne radi u subotu ujutro?
- Je li podrška uključena u cijenu?
Sučelje na hrvatskom nije kozmetika kad na recepciji radi netko tko engleski ne koristi svakodnevno — svaka nejasna oznaka postaje pogrešan unos.
7. Probno razdoblje koje nešto znači
Sedam dana nije dovoljno da se vidi radi li softver za vas, jer u sedam dana ne prođe ni jedan puni ciklus članarina. Tražite razdoblje dovoljno dugo da kroz sustav prođe barem jedan mjesečni ciklus, i provjerite traži li se kartica unaprijed.
Kontrolni popis za ispis
| Područje | Pitanje |
|---|---|
| Svakodnevni rad | Jesam li sam odradio pet najčešćih radnji na demou? |
| Pristup | Ima li svaki zaposlenik svoj račun s ograničenim pravima? |
| Podaci | Tko prenosi postojeće članove i prenosi li se povijest? |
| Izlaz | Mogu li izvesti sve svoje podatke? |
| Cijena | Što se mijenja kad udvostručim broj članova? |
| Skriveni troškovi | Postoji li naknada za postavljanje, korisnike ili podršku? |
| Podrška | Na kojem jeziku i u kojem roku? |
| Obveza | Postoji li minimalno trajanje i otkazni rok? |
Klubora odgovara na sva pitanja s popisa: odvojeni računi za svakog zaposlenika, prijenos postojećih članova radimo mi, izvoz podataka je dostupan, cijena ne ovisi o broju članova, podrška je na hrvatskom, a probno razdoblje traje tri mjeseca bez kartice i bez ugovorne obveze.